グループウェアのメリットと利用方法について

グループウェアとは、企業などの組織内外でメンバー間で情報を共有するために提供されたツールで、ブラウザなどを経由して閲覧、更新ができるソフトウェアです。
グループウェアが利用されている理由としてはいくつかありますが、一般的な考え方としては、スケジュールの共有やメールの利用、ドキュメントなどの電子媒体の保管、社内情報の共有目的です。

グループウェアが1つあれば、例えば、外を歩き回る営業マンや派遣として客先などで常駐して作業をしている場合であっても、インターネットからグループウェアにアクセスして利用することができます。

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このように離れた場所で作業をしていても自社に戻ることなく、社内の情報を共有できるのが強みと言えます。

スケジュールの共有やメールはビジネスにおいて必須となってきていて、本人がいなくても先の予定を社内で共有することができます。



ただし、自分のIDでログインしてスケジュールを登録するという作業は必要なため、社内のルールとして必ずスケジュールを入力するという取り決めは必要です。



このような使用方法の他にも、文書管理機能やキャビネットとして電子ドキュメントを保存できるようになっています。

こうすることで、社内から発信される情報を共有することができます。インフォメーションとして掲示板やチャット機能も搭載しているグループウェアも存在していて、リアルタイムで情報交換を行うことができるのが非常にメリットになっています。